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材料管控

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  一、加强材料采购价格的管理

  1、建立“宜昌基准价”制度在项目筹划期,即项目开工前10至15天,由公司材料采购部对项目耗用的各种主要材料,制定“宜昌基准价”表。

  2、建立“事前询价”制度在项目开工前3至5天,由公司财务人员或指定专人携“宜昌基准价”表,和该项目材料采购人员(或项目负责人员)一起,到项目所在地进行实地询价,并制定“材料采购价格表”,交材料采购人员进行材料采购。该表一式四份,公司材料采购部、财务部、项目负责人及材料采购人员各一份。

  3、建立“事中控制”制度 项目开工后,由公司指定专人,随机对项目材料采购进行电话询价或实地询价,若出现材料价格变动,及时调整采购价格,以促进材料采购人员更好地进行材料采购。对施工中增加了新的材料品种,采购前应获得公司采购部的同意。

  二、加强材料采购的管理

  1、材料采购前,各班组必须根据本工种需要编制“材料采购计划单”,并及时上报项目经理。该清单应尽量做到精确,采购员应根据项目经理签字清单总量的80%进行笫一次采购,未经项目经理签字的材料计划单采购人员一律不予购买。

  2、材料员在购买材料过程中,严格按公司制定的价和量的标准执行,尽可能降低成本,不得超出表中的数量和价格范围。同价格同质量材料就近取材。

  3、各班组领取材料前,必须提前二天上报材料领用计划单,由各班组组长(或项目经理)签字。否则由于材料不能及时到位而影响工期的由各班组负责;

  4、材料采购员应根据各班组施工进度,及时会同仓库保管员及各班组组长一起对仓库现有材料进行盘点,发现不足应及时补给。对仓库有库存而采购回材料未用造成的退货,由采购人员按材料价格的10%进行赔付,项目所需同一种材料,采购次数最多不得超过3次。否则,超出的费用由各班组自行承担。

  5、经公司有关部门同意,工地临时电缆采购建议采购铝芯电缆,并按规格和数量等登记明细清单,以备公司清理备查。报废的电缆要求有采购员、保管员、电工班组负责人共同检查后登记规格和数量,由项目经理签字后单独包装发回公司。较远工地可在当地处理,处理后款项交采购员,单据由项目经理签字后交保管员带回公司交账。

  6、其它临时工具、设备及其配件等,未征得造价部或总经理的同意,一律不得购买,否则财务不予报销。

  三、加强采购材料验收的管理

  1、项目采购的施工材料,必须先验收入库,后由各班组领用。未经验收,材料采购人员不得直接将材料交付施工人员使用;

  2、材料进场时,必须由班组负责人和仓库管理人员,及时对照材料清单,进行材料质和量的现场验收签字;若由于材料验收人员的疏忽,出现材料质量问题,并由此给公司带来损失,材料验收人员应承担该损失的90%,材料采购人员承担10%;

  3、公司质检人员或项目负责人应不定期对所购材料进行抽查。发现质量间题,材料采购员应及时通知材料供应商更换。若造成损失,则由相关责任人负责赔偿。

  四、加强材料单据的管理

  1、凡不能出具正规单据的一些服务性支出,由公司出具统一的领款单,由服务人员填写服务项目、金额、姓名及电话。付款单据必须经仓库保管员和项目负责人签字,方可作为有效报销凭据;

  2、单据必须由材料采购员整理归类,并统一交公司财务部报账。若发现重复单据,则视为同一事项多次报账,将追究采购员责任。交账时,不同日期采购的同种材料单据必须集中一起。并做好各项主材用量累计表,回公司交帐时汇同报帐凭证交公司财务,便于财务部门核实用量。另外,运费(或搬运费)必须与所运(或所搬)物品单据一对一配套;运费和搬运费必须先由项目负责人签字后才能付款,事后补签无效。

  3、单据填写必须规范:材料单据必须由供应商出具正规清单,方能作为有效报销凭据;材料单据不得涂改,品名、数量、单价、实际付款金额必须清晰,有大写的还应填写大写金额; 签字验收时,必须在单据中最后一项材料的下一格,签上姓名及日期进行验收。数量不相符的,还应写上实收数量。

  4、所购材料应尽可能要求材料供应商开具正规发票。

  五、加强材料退回及废品的管理

  1、材料退回必须及时。因不及时造成的材料损失,应由经手人负责赔偿;

  2、材料退回应由材料采购人员编制退料清单,不用退回则由仓库管理人员编制库存清单,且由仓库管理人员或项目经理签字。该单应一式两份,材料采购人员和仓库管理人员各一份;

  3、材料退回,必须按开单价计价,出现差额的由经手人负责赔偿。交纳的材料押金,若出现损失,由经手人负责。

  4、工地废品处理必须在采购员、保管员及项目经理同时在场共同处理,所得款项交保管员,单据经采购员和保管员签字交项目经理带回公司抵保管员工资。

  六、其它

  1、采购人员的备用金不超出5000元,超出5000元以上的材料款由项目经理监管支付,由于项目经理监管失误而造成的资金流失,由项目经理承担全部责任。

  2、采购人员不得接受材料商宴及礼物,发现一次罚款500元。

  3、因违反公司相关规定,违反国家法律法规等造成的一切后果由责任人自行承担,公司不负担任何责任。

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